【明日から上がる】アポイントを増やす方法とは？電話とメールでシーン別に解説

自社商材の営業をかけるためにも必要となるのがアポイントです。アポイントが増えなければ自社商材を紹介する場面すら少なくなってしまいます。

アポイントを増やすことは商材販売には欠かせません。

本記事では、電話やメールでアポイントを増やすための方法をシーン別に解説し、アポイント数で伸び悩んでいる方を解決に導きます。

アポイントとは？

アポイントメントの略で商談の約束を指します。アポイントには電話で約束をするテレアポやメールで約束をするアポメールなどが現在は主流です。

自社商材を販売するにはまず商品を知ってもらわなくてはいけません。そのためにも電話やメールを用いてアポイントを取る事は必要不可欠です。

アポイントを増やす方法と流れ

1：トークの問題を特定する

アポイントが取れないトークにはネガティブ要素など何かしらの問題点が隠れています。

問題となる部分を特定し、トークスクリプトを作り直すことでアポイント数を増やすことに繋がります。

定期的にトークスクリプトを見直すことで効率的なトークへと発展するため、アポイント数が増えない場合には、まずは問題となるトーク部分を見つけましょう。

2：トークのプロセスを細分化する

アポイントを獲得するうえで相手の要望や疑問に瞬時に応えられるようにトークスクリプトを細分化します。

要望や疑問に対してスムーズに応対することでトークにも安心感が生まれ、自社商材に興味をもってもらうことにもなります。

このような準備を整える事でアポイントを増やすことにも繋がります。

3：商談前の施策を工夫する

アポイントを増やすことが目的なため、クロージングを目的とせずアポイントを獲得するためにヒアリングと適切な自社商材の魅力をお伝えすることが興味を引くポイントです。

そのためにも以下のようなポイントに注意するとよいでしょう。

1. 顧客の悩みや課題を引き出せているか
2. 自社の紹介を簡潔にしているか
3. 商品やサービスのメリットを簡潔に魅力的にできているか
4. 商談に繋がるトークができているか

4：商談後の施策を工夫する

アポイントの獲得はあくまでも商材を販売するための入口です。最終的に大切なのは売り上げをあげることです。

そのためにも事前に意思決定者が誰であるか、どのような手順で契約まで進んでいくのかを確認しておくと有効です。

事前に以下の点を確認しておくと良いでしょう。

1. 顧客企業の理解をしっかりしているか

2. 意思決定権者は誰かを把握しているか
3. 顧客の必要とする要件、任意要件を把握しているか

5：インサイドセールスを導入する

電話やメールを用いてアポイントを獲得することは飛び込み営業と違い時間的にも効率のよい手法です。

自社商材に興味をもってくれた見込み顧客に対してアポイントを取って商談することで確率よく契約に繋げる事ができます。

また、電話やメールを利用することは短時間で多くの顧客候補にアプローチすることができます。

断られたり話を聞いてもらえない件数も多くなりますが獲得したアポイントはすでに興味を持ってくれている見込み顧客なので効率のよい営業戦略です。

電話でアポイントを増やす方法

上手なトークを真似する

声のトーンや抑揚はもちろんですが、どのような内容を相手に伝えたいか上手なトークを真似することがコツを掴むためにも近道です。

上手なトークは簡潔に伝えたいことがまとまっているので、電話口の相手も興味があればしっかり最後まで聞いてくれることに繋がります。

真似することは決して恥ずかしい事ではありません。自分を成長させるための近道でもあり武器にもなるので良いトークは積極的に吸収することはオススメです。

結論ファーストを意識する

回りくどいトークは相手に伝えたいことが伝わらないままとなってしまいます。そのようなトークでは相手も早く電話を切りたがってしまいます。

そのようにならないためにも興味をもって貰えるかどうか結論をまず伝えることを意識します。

興味を持ってもらえなければ時間の節約にもなりますし、冒頭で興味をもってもらえればアポイントまで繋がる可能性が高くなります。

電話のタイミングに注意する

相手の役職や業種によって一日のスケジュールを予想することは可能です。営業職ならば始業直後や終業前は社内にいる可能性が高くなります。

このように少しでも確率よく繋がるように時間帯を工夫することは有効です。

声色やトーンで感情を伝える

対面と違い表情で伝える事ができないので、少しでも感情が伝わるように声色やトーンを使い分けながら興味をもってもらえるように工夫します。

抑揚のない文章を読んでいるだけの電話は相手に興味をもって貰えません。相手の反応を感じ取りながら声色を変えてしっかりと気持ちを伝えることがポイントです。

メールでアポイントを増やす方法

顧客のメリットを記載する

たくさんのメールを受け取っているであろう中で少しでも興味をもってもらうためにも簡潔にメリットを記載する必要があります。

回りくどい表現では内容が伝わらないまま破棄されてしまいかねません。冒頭部分でしっかりと顧客の心を捕まえる事が必要です。

件名には必ず要件を書く

営業メールは件名だけで判断されてしまいます。少しでも興味をもって貰えるよう、件名だけで本文の内容が簡潔にまとまっている事が開封率アップに繋がります。

早朝や夜中の送信は避ける

出社後のメールチェックでは夜中から早朝にかけて届いた複数のメールを一気に確認するルーティンとなっている人が多いため、その中に埋もれてしまい開封に繋がらない恐れがあります。

少しでも開封率アップに繋げるためにもメールチェックや返信に余裕のありそうな時間帯を選択して送信することが効果的です。

期日は余裕をもって設定する

メール返信の期日を翌日や翌々日といった短い期間に設定することは失礼にあたります。余裕のある返信期限を設定することをオススメします。

そもそも返信期限を設定することが失礼に感じるかもしれませんが、期限を区切る事で相手にとってもスケジューリングしやすいケースもあります。

期限以内に返信がなかった場合に次のモーションを仕掛けるきっかけにもなります。

アポイントを増やすときの注意点

商談の時間が減る

アポイントを増やすことで一人の顧客に対して十分な時間が割けないケースが出てきます。それにより自社商材を十分に理解してもらえないと売り上げになりません。

適切な商談時間が確保できるような日程調整は必要不可欠です。

営業マンの負担が増える

アポイント数が増えるとトラブルが生じるケースも出てきます。

アポイントの時間調整や移動時間や移動距離など余裕のない営業活動はミスも起こりやすいですし、十分な営業ができないケースも出てきます。

1つ1つが営業マンにとって負担になってしまうので、より良い商談が進められるよう適度なアポイント数が求められます。

日程調整の手間が発生する

アポイント数が多い事で日程変更などに対応しきれなくなるケースが出てきます。

当初の予定通りにスケジュールが進むことはありません。相手の都合で日程や時間の変更を求められる事もあります。

タイトスケジュールを組んでしまうと日程変更が出来なくなってしまい大切な商談機会を失ってしまいますので余裕のあるスケジュールも大切です。

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営業リストの構築

業種や商材に応じた営業リストを作成することで無駄のない適切なアポイントの取得につながります。

営業トークの作成

商材や社風、会社理念などに応じたトークスクリプトを作成し、内容をしっかりと確認頂いたうえでアポイント業務を開始します。

アウトバウンドの実施

15,000人規模のコールセンターから経験豊かなオペレーターが代行してアポイントを取得するので安心です。

カレンダーの自動反映

取得したアポイントは即時に連携したカレンダーに反映されるのでバッティングすることもなく日程調整まで代行してくれるため、決められた日程で商談に集中することが可能です。

失注理由のレポート分析

失注理由をデータ化し分析することで次の営業活動や商談に活かすことが可能です。このようなノウハウの蓄積は企業成長には欠かせません。

まとめ

アポイントを増やすには電話でのトークやメールでの簡潔な説明などが求められます。

それだけではなく、アポイントを獲得したあとが商品を販売するためのスタートです。

アポイント数が多すぎても日程調整が困難になったり、営業マンに負担がかかってしまうケースも出てきます。

アポイント数を増やすための手段としてアポ代行業者に依頼することも戦略の一つです。

プロにまかせることで営業マンは商談に集中することができるので効率的に売り上げアップに繋げることも期待できます。

電話やメールでアポイントを増やすための方法やコツについて解説してきました。ポイントを押さえて質のよいアポイント獲得に繋げてください。