【コピペOK】アポメールとは？シーン別の例文7選と書き方のコツ

自社商材を販売するにはまず知ってもらう必要があります。その際に必要となるのが商談機会です。

商品を知ってもらうためのきっかけとして用いるのがアポメールです。

アポメールにも色々なシーンごとにポイントがあるので書き方とコツの例文を用意しました。

本記事では、状況に応じてどのようなメールを送信したらよいかという悩みを解決します。

アポメールとは？

アポメールとは「アポイントメントメール」の略で約束を取り付けることを目的としたメールのことを指します。

電話でアポイントを取る「テレアポ」は耳にしたことがある方も多いと思いますが電話に代わってメールでの約束です。

お客様との最初の接点となるメールですので良好な関係が築けるようポイントを押さえておくと効果的です。

アポメールの例文7選｜シーン別

取引実績のない新規顧客への例文

株式会社○○
○○様

突然のご連絡にて失礼いたします。

私、株式会社○○で○○というサービスを担当しております、○○と申します。

貴社のホームページを拝見し、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。

弊社では、○○業界のお客さまを中心に○○を導入いただいており、これまでに○○件の導入事例と○○を最大で○％改善した実績がございます。

同様の課題を貴社がお持ちであれば、直接ご説明にお伺いしたいと考えております。

直近ですと、下記の日程でご訪問が可能でございますが、いかがでしょうか？

=====================
＜候補日程＞

・○月○日（曜日）　○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○
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当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。なお、ご訪問は1時間程度を予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

取引実績のある既存顧客への例文

株式会社○○
○○様

お世話になっております。株式会社○○の○○です。

先日はお電話にてお時間をいただき、誠にありがとうございました。

今回は、お電話の際にお伺いした貴社の課題について、弊社が運営する○○というサービスを利用することで解決できると思い、ご連絡を差し上げております。

もしよろしければ、直接ご説明させていただきたいのですが、下記日時のご都合はいかがでしょうか？

=====================
【日程の候補】

・○月○日（曜日）　○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○
=====================

当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。なお、ご訪問は1時間程度を予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。

ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

コロナ禍で訪問するときの例文

株式会社○○
○○様

お世話になっております。株式会社○○の○○です。

先日はお電話にてお時間をいただき、誠にありがとうございました。

新型コロナウイルスによる影響が懸念されておりますが、ご訪問を快諾頂き大変感謝いたします。

ご迷惑をおかけいたしませんよう十分な感染対策のうえで訪問させていただきます。

明日◯月◯日　XX：XX 〜 XX：XX

の時間帯に貴社へお伺いいたしますので、ご確認のほど、お願い申し上げます。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

日程調整を依頼するときの例文

株式会社○○
営業部○○様

お世話になっております。株式会社○○・営業部の○○です。

先日はアポイントを調整いただきありがとうございました。

調整しておりました○月○日ですが、私の都合によりお伺いが難しくなってしまいました。

こちらからのお話しているにもかかわらず申し訳ございません。

つきましては、ほかの日程よりあらためて調整できればと存じます。

下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか？

＜訪問候補日時＞

・○月○日（曜日）　○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○

上記以外でも、○○様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。

再度調整いただき大変恐縮ではございますが、

ご検討の程、何卒よろしくお願いいたします。

訪問前のリマインドに使う例文

株式会社○○
営業部○○様

お世話になっております。株式会社○○・営業部の○○です。

先日は日程の調整にご協力いただき誠にありがとうございます。

明日◯月◯日　XX：XX 〜 XX：XX

貴社へお伺いいたしますので、ご確認のほど、お願い申し上げます。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

訪問後の御礼や挨拶に使う例文

株式会社○○
営業部○○様

お世話になっております。○○株式会社の○○です。

本日は大変お忙しい中、お時間を割いていただき、誠にありがとうございました。

当社の○○サービスについて、○○様にご好評いただけたことに

厚くお礼申し上げます。引き続き、貴社のお役に立てるよう

ご提案させていただければと存じます。

念のため本日のお打ち合わせ内容と議事録をお送りいたします。

ご確認のほどお願いいたします。

＜本日のお打合せ内容＞
～～
～～

ご不明な点がございましたら、何なりと私、○○までお申し付けください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

謝罪訪問のときに使いたい例文

株式会社○○
営業部○○様

平素よりお世話になっております。株式会社○○・営業部の○○です。

先ほどお電話を入れさせて頂きましたが、席を外されているとのことでしたで、

まずはメールにて此度の件についてお詫びを申し上げたいと思います。

この度は、弊社サービスのトラブルにより、多大なるご迷惑をお掛けいたしまして大変申し訳ありませんでした。

今回は手違いにより、ご迷惑をおかけいたしました事をお詫び申し上げます。

今後はこのような事が無いよう、従業員のチェック体制を見直したいと思います。

ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、直接トラブルの詳細と謝罪をお伝えする場を設けさせて頂きたく存じます。

私は本日よりお伺いさせて頂く事ができますので、ご都合が良い日時をご連絡いただけないでしょうか。

何卒、ご容赦くださいますよう、よろしくお願いいたします。

重ねてになりますが、この度は大変申し訳ございませんでした。

アポメールの上手な書き方とコツ

敬語は正しく使う

今後取引の可能性のある見込み客に対しての大切なメールになるため、最初のアポメールは印象を大きく左右します。

間違った敬語の使い方は会社として信頼を失うケースもないとは言えません。

実際に会って商談をする場合には人柄や会話の表現などで好印象を与える事ができたとしても文字だけで伝えるメールは正確さが大切です。

構成はシンプルにする

相手に何を伝えたいかが明確かつシンプルに伝わる事が大切です。

前置きが長くなったり、回りくどい言い回しでは要点が伝わらないままメールを破棄されてしまう可能性もあります。

顧客のメリットを伝える

一文で相手に興味をもって貰えないとアポイントを取る事には繋がりません。

話を聞いてみたいと思わせるようなメリットを分かりやすくお伝えすることがポイントです。

アポメールの送信で注意するポイント

件名には必ず要件を書く

メールを開封してもらえるかは件名で左右します。件名をパッと見て明確に伝えたいことが簡潔に詰まっている事が大切です。

早朝や夜中の送信は避ける

相手がメールを返信しやすいタイミングを見計らって送信するのもポイントです。

早朝や夜中のメールは朝の忙しい時間帯のメールチェックとなりがちなので多くのメールの中に埋もれてしまう恐れがあるため、自然と返信率も低くなってしまいます。

相手の役職から推測して、よりメールの返信に余裕がありそうな時間帯を意識した送信が返答率のアップにも繋がります。

期日は余裕をもって設定する

アポイントの候補日をいくつか提示した上で返信期日も明記しておきます。

返信期日を明記することはぶしつけに感じてしまうかもしれませんが、相手にとってもスケジュール調整しやすいことでアポイントを取れる可能性がアップします。

返信記述も明日や明後日といった無理な期日は失礼にあたるので余裕をもった設定がオススメです。

アポを増やすときの注意点

商談の時間が減る

アポイントが増えると商談機会は増えますが十分な商談時間を取る事ができず相手に深い理解が得られないまま面会を終えなくてはならなくなってしまいます。

十分に自社商材を理解してもらえるだけの時間が取れるよう、適切なアポイント数や日程を組むことは重要です。

営業マンの負担が増える

アポイントが増えると営業マンのスケジュールもタイトになります。

移動時間も増えることで十分な準備ができないまま商談となってしまったり、相手の求めていることを十分に理解しないままの営業になってしまうとせっかくのアポイントも無駄になってしまいます。

営業マンに過度の負担がかからない程度の日程調整が必要です。

日程調整の手間が発生する

日程をびっしり埋めてしまうことで生じる手間やリスクがあります。すべての日程が予定通りに進むとは限りません。

相手の都合により、日程変更を求められるケースも出てきます。

日程に余裕がないとリスケジュールが困難となり商談自体が白紙になってしまう恐れもあります。

十分に余裕を持ったうえで日程調整を適切にすることも必要です。

メールでアポイントの日程調整することをアポ調整メールといい、営業をスムーズに進めるためにも欠かせないコンテンツです。

アポ調整を効率化する方法

テンプレートを作成する

メールを送る相手に応じたテンプレートを準備しておく事で間違いのない円滑なメール送信に繋げる事ができます。

テンプレートを準備してパターン化することで時間短縮に繋げる事もでき、敬語の使い方の間違いや誤字脱字などのチェックも不要となりスピードアップに繋がります。

リマインドメールを送る

アポイントの前日や前々日を目安に日時や場所の確認メールを送信します。

万が一の日程相違を無くすことになり、事前に日程変更が可能となる場合があるので無駄足を避ける事にも繋がります。

アポ代行サービスを導入する

アポイントを取る事や日程調整することは時間的にも大きな負担となるので、プロのアポ代行サービスにお任せすることも手段の一つです。

アポイントを効率よく取得するためのトークスクリプトや営業マンに負担のない適切な日程調整などアポ代行のプロにお任せするメリットは大きいです。

アポ調整ならUMERUにおまかせ！

UMERUはアポ調整からカレンダー連携までトータル代行

UMERUなら、電話によるアポイントから日程の調整、バッティングしないためのカレンダー連携までを一括して代行します。

プロの作成したトークスクリプトによるアポイント代行と、煩わしく膨大な時間を奪われてしまう日程調整まで全てお任せすることで商談に集中できます。

UMERUだからできる5つの機能

営業リストの構築

業種や商材に応じた営業リストを作成することで無駄のない適切なアポイントの取得につながります。

営業トークの作成

商材や社風、会社理念などに応じたトークスクリプトを作成し、内容をしっかりと確認頂いたうえでアポイント業務を開始します。

アウトバウンドの実施

15,000人規模のコールセンターから経験豊かなオペレーターが代行してアポイントを取得するので安心です。

カレンダーの自動反映

取得したアポイントは即時に連携したカレンダーに反映されるのでバッティングすることもなく日程調整まで代行してくれるため、決められた日程で商談に集中することが可能です。

失注理由のレポート分析

失注理由をデータ化し分析することで次の営業活動や商談に活かすことが可能です。このようなノウハウの蓄積は企業成長には欠かせません。

まとめ

シーン別のアポメールの書き方例とポイントについて解説してきましたが、アポイントの取り方はメールだけではなく電話を用いたテレアポも主流です。

一方的に送信するメールは相手のタイミングで確認してもらえるというメリットがあります。

テレアポではちょっとした質問や疑問に即座に応対することでより興味をもってもらえることも利点の一つです。

アポメールと並行してテレアポも取り入れる事で一層効果的なアポイントに繋げていくこともオススメです。