【例文あり】商談が獲得できるアポメール7選と書き方のコツ

アポメールとは「アポイントメントメール」の略で約束を取り付けることを目的としたメールのことを指します。
お客様との最初の接点となるメールですので良好な関係が築けるようポイントを押さえておくと効果的です

アポイントメールの必要性

現代のビジネス環境において、訪問アポメールは重要な役割を果たしています。クライアントやビジネスパートナーとの効果的なコミュニケーションを図るために、適切な訪問アポメールの作成は欠かせません。ここでは、訪問アポメールの重要性とその効果的な書き方について詳しく説明します。

訪問アポメールのメリット

訪問アポメールを送ることで、以下のようなメリットがあります。

1. スケジュール調整の効率化：事前に訪問の日時を確認することで、双方のスケジュールを効率的に調整できます。
2. プロフェッショナリズムの向上：丁寧なメールは、ビジネスマナーを守り、信頼性を高めます。
3. 目的の明確化：訪問の目的を明確に伝えることで、会議や打ち合わせがスムーズに進行します。

効果的な訪問アポメールの書き方

訪問アポメールを作成する際には、以下のポイントに注意することが重要です。

1. 件名

メールの件名は簡潔でわかりやすくすることが大切です。例えば、「〇〇株式会社 田中様との面会のご依頼」といった具体的な件名が良いでしょう。

2. 挨拶

メールの冒頭には、相手に対する丁寧な挨拶を忘れずに入れましょう。

〇〇株式会社
田中様

お世話になっております。〇〇株式会社の佐藤です。

3. 訪問の目的

訪問の目的を明確に記載します。

先日はお時間をいただき、誠にありがとうございました。
弊社の新製品についてご説明させていただきたく、面会の機会をいただければと存じます。

4. 提案日時

相手のスケジュールを考慮し、複数の候補日時を提案します。

つきましては、以下の日程でご都合の良いお時間がございましたら、ご教示いただければ幸いです。

- 6月25日（火）10:00～12:00
- 6月26日（水）14:00～16:00
- 6月27日（木）10:00～12:00

5. 締めの挨拶

メールの最後には、訪問のお願いと締めの挨拶を記載します。

お忙しいところ恐縮ですが、ご都合のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
佐藤 太郎
メール: taro.sato@example.com
電話: 03-1234-5678

取引実績のない新規顧客への例文

件名：初めてのご挨拶とお打ち合わせのお願い【〇〇株式会社】

〇〇株式会社営業部　田中様

突然のご連絡失礼いたします。私は、△△株式会社の営業部に所属しております佐藤太郎と申します。
貴社の○○（製品やサービス）に関心を持ち、この度ご連絡を差し上げました。弊社は□□業界での長年の経験を活かし、貴社のビジネスにお役立ていただけるサービスを提供しております。つきましては、一度貴社にお伺いし、弊社のサービスについてご紹介させていただきたく存じます。

以下の日程でご都合の良いお時間がございましたら、ご教示いただけますでしょうか。

- 6月25日（火）10:00～12:00-
-  6月26日（水）14:00～16:00
- 6月27日（木）10:00～12:00


お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。なお、ご訪問は1時間程度を予定しております。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。
ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

△△株式会社営業部　佐藤太郎
メール: taro.sato@example.com
電話: 03-1234-5678

訪問アポメールのポイント

1. 件名: 新規顧客へのメールでは、会社名と挨拶を含めると良いです。
2. 挨拶と自己紹介: メールの冒頭で自己紹介をし、突然の連絡であることを詫びることで、丁寧さをアピールします。
3. 興味を持った理由: 貴社の製品やサービスに関心を持った具体的な理由を述べます。
4. 訪問の目的: 訪問の具体的な目的を簡潔に伝えます。
5. 提案日時: 複数の候補日時を提示し、相手の都合に合わせやすくします。
6. 締めの挨拶: お願いと感謝の意を述べ、連絡先情報を明記します。

まとめ

新規顧客への訪問アポメールは、初めてのビジネスコンタクトを成功させるための第一歩です。
丁寧で具体的なメールを作成することで、相手に良い印象を与え、ビジネスチャンスを広げることができます。
この例文を参考に、効果的な訪問アポメールを作成してみてください。

取引実績のある既存顧客への例文

件名：新商品のご提案に関するお打ち合わせのお願い【〇〇株式会社】

〇〇株式会社営業部　田中様

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の佐藤太郎です。
貴社には、日頃から格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、弊社では新たに〇〇（新製品または新サービス）をリリースいたしました。
貴社のニーズにお応えできる商品と自負しておりますので、ぜひ一度ご紹介させていただきたく存じます。

つきましては、以下の日程でお打ち合わせの機会をいただければ幸いです。
ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。

- 7月1日（月）10:00～12:00
- 7月2日（火）14:00～16:00
- 7月3日（水）10:00～12:00

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
ご都合が合わない場合は、他の日程も調整可能ですので、ご遠慮なくご連絡ください。
引き続き、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。

△△株式会社営業部　佐藤太郎
メール: taro.sato@example.com
電話: 03-1234-5678

訪問アポメールのポイント

1. 件名: 既存顧客向けのメールでは、新しい提案内容を明確にするため「新商品のご提案」といった件名が適しています。
2. 挨拶と感謝: 冒頭で日頃の感謝を伝え、信頼関係を強調します。
3. 新商品の紹介: 新製品や新サービスのリリースについて簡潔に説明します。
4. 訪問の目的: 訪問の具体的な目的を明示し、提案内容に興味を持ってもらいます。
5. 提案日時: 複数の候補日時を提示し、相手の都合に合わせやすくします。
6. 締めの挨拶: 感謝の意を再度述べ、連絡先情報を明記します。

まとめ

既存顧客への訪問アポメールは、信頼関係を維持し、ビジネス関係を強化するための重要なツールです。丁寧で具体的なメールを作成することで、相手に良い印象を与え、さらなるビジネスチャンスを創出することができます。この例文を参考に、効果的な訪問アポメールを作成してみてください。

アポ確認のメール例文

アポイントを獲得した後に送る確認メールは、予定を再確認するために重要です。
これにより、両者がスケジュールや目的をしっかりと把握することができます。
アポイント獲得後の確認メールの例文をご紹介します。

件名：面会のご確認【〇〇株式会社 佐藤】

〇〇株式会社営業部　田中様いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の佐藤太郎です。先日はお忙しい中、お時間をいただき誠にありがとうございました。
以下の通り、面会の日時が決定いたしましたので、ご確認をお願い申し上げます。

【面会日時】 日時：2024年7月1日（月）10:00～11:00
　　　　　　 場所：〇〇株式会社 本社 3階 会議室

【面会内容】 弊社の新製品〇〇のご紹介- 貴社のニーズに対するご提案- 今後の連携についてのご相談

お手数をおかけいたしますが、ご確認のうえ、問題がございましたらお知らせください。
当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。
それでは、面会を楽しみにしております。

△△株式会社営業部　佐藤太郎

メール: taro.sato@example.com
電話: 03-1234-5678

アポ変更のメール例文

アポイントの変更を依頼する際には、相手に対して丁寧で誠実な対応が求められます。
日程変更を依頼するメールは、プロフェッショナルな印象を保ちつつ、相手に不便をかけないように配慮することが重要です。
ここでは、アポイントの日程変更を依頼する際のメール例文をご紹介します。

件名：面会日程変更のお願い【〇〇株式会社 佐藤】

〇〇株式会社営業部　田中様

いつも大変お世話になっております。△△株式会社の佐藤太郎です。
先日ご調整いただきました面会の日程について、恐縮ながら日程の変更をお願いしたく、ご連絡差し上げました。

【変更前の面会日時】- 日時：2024年7月1日（月）10:00～11:00- 
　　　　　　　　　　   場所：〇〇株式会社 本社 3階 会議室

誠に勝手ながら、弊社の内部事情により、上記の日程での面会が難しくなってしまいました。
大変申し訳ございませんが、以下のいずれかの日時で再調整いただけませんでしょうか。

【新しい候補日時】- 7月3日（水）10:00～12:00
                                  7月4日（木）14:00～16:00
                                  7月5日（金）10:00～12:00

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご都合の良い日時をご教示いただければ幸いです。
また、もし上記の候補日時が難しい場合には、別のご提案もいただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけしてしまい、誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

△△株式会社営業部　佐藤太郎
メール: taro.sato@example.com
電話: 03-1234-5678

日程変更依頼のメールの大切なポイント

1. 件名: 件名は「面会日程変更のお願い」とし、送信者名を明記します。
2. 挨拶と状況説明: 冒頭で日頃の感謝を述べ、日程変更の理由を簡潔に説明します。
3. 変更前の詳細: 変更前の面会日時と場所を明確に記載します。
4. 新しい候補日時: 複数の候補日時を提示し、相手の都合に合わせやすくします。
5. 謝罪と締めの挨拶: 相手に対する謝罪の意を述べ、再調整への感謝を伝えます。

アポ後のお礼メールの例文

アポイント後のお礼メールは、相手に対する感謝の気持ちを示し、今後の関係をさらに強化するための重要なコミュニケーション手段です。
ここでは、アポイント後のお礼メールの例文をご紹介します。

件名：面会のお礼【〇〇株式会社 佐藤】

〇〇株式会社営業部　田中様いつも大変お世話になっております
。△△株式会社の佐藤太郎です。
昨日はお忙しい中、貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。

貴社の○○（プロジェクト、サービス、商品など）についてお話を伺い、大変有意義な時間を過ごすことができました。
また、弊社の新製品〇〇についてのご意見やご提案をいただき、誠にありがとうございました。
いただいたフィードバックをもとに、より一層良い製品を提供できるよう努めてまいります。
今後とも、貴社との協力関係を深め、共に発展していけることを楽しみにしております。
何かご不明点や追加のご質問等がございましたら、どうぞご遠慮なくご連絡ください。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

△△株式会社営業部　佐藤太郎
メール: taro.sato@example.com
電話: 03-1234-5678

アポメールの上手な書き方とコツ

訪問アポメールは、ビジネスコミュニケーションにおいて重要な役割を果たし、顧客やパートナーとの信頼関係を築くために欠かせません。
効果的なアポメールを作成することで、スムーズな打ち合わせや商談が実現し、ビジネスチャンスを広げることができます。
以下に、アポイントを獲得できるメールの書き方をまとめます。

1. 件名の書き方

件名は簡潔で具体的にし、相手に興味を持ってもらうことが重要です。例えば：

• 「【〇〇株式会社】面会のご依頼」
• 「新製品のご紹介に関する面会のお願い」

2. 挨拶と自己紹介

メールの冒頭には、丁寧な挨拶と自己紹介を含めます。

3. 目的と背景の明確化

メールの目的と背景を簡潔に説明し、なぜアポイントが必要なのかを明確に伝えます。

4. 提案日時

複数の候補日時を提示し、相手の都合に合わせやすくします。

5. 締めの挨拶

メールの最後には、再度お願いの意を述べ、感謝の意を示します。

まとめ

アポメールを成功させるためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

1. 件名の明確化: 簡潔で具体的な件名を付ける。
2. 挨拶と自己紹介: 丁寧な挨拶と自己紹介を含める。
3. 目的と背景の明確化: なぜアポイントが必要なのかを明確に伝える。
4. 提案日時の提示: 複数の候補日時を提示し、相手の都合に合わせやすくする。
5. 締めの挨拶: 再度お願いの意を述べ、感謝の意を示す。

これらのポイントを踏まえて、効果的なアポメールを作成し、ビジネスチャンスを広げてください。

まとめ

シーン別のアポメールの書き方例とポイントについて解説してきましたが、アポイントの取り方はメールだけではなく電話を用いたテレアポも主流です。

一方的に送信するメールは相手のタイミングで確認してもらえるというメリットがあります。

テレアポではちょっとした質問や疑問に即座に応対することでより興味をもってもらえることも利点の一つです。

アポメールと並行してテレアポも取り入れる事で一層効果的なアポイントに繋げていくこともオススメです。