【今日から使える】アポ取りの例文を徹底紹介！達人から学ぶコツとは？

自社商品の営業に欠かせないのがアポ取りです。商談をするにはまず話を聞いてくれる人を見つけなくてはなりません。

有効なアポ取りの例文とアポ取り達人から学ぶコツ、そしてアポイントから商談に集中するための手法について悩みを解決に導きます。

アポ取りとは？

アポとは「アポイントメント」の略ですので日本語にすると「約束」を取り付けるということです。つまり、商談やプレゼンの機会を約束をすることを指します。

商品を購入してもらうには商品の理解を深めてもらう事が必要です。そのためにも話を聞いてくれる人を探し、その約束を取り付けなくてはなりません。

アポ取りとは商品を知ってもらうための機会を得る事です。

アポ取りの方法は主に2種類

電話でのアポ取り

代表的なアポ取りのツールとして用いられているのが電話です。問い合わせ窓口としても広く普及しており昔から利用されている方法です。近年では不動産業界や保険業界でのみ用いられる傾向があります。

電話のメリットは顧客と直接会話をできる事にあります。簡単な質問などに即座に回答することが出来るため興味や関心をもって貰う機会にも繋がります。

メールでのアポ取り

現在ではメールも普及したツールの一つです。近年では幅広い年齢層にスマホも普及したことで以前まではメールとは縁遠かった高齢者でも今では難なく使いこなす人が増えていることからアポ取りのツールとして主流となっています。

メールのメリットは日程調整をする際に文字でやりとりをするためミスも少なく、聞き忘れやメモ忘れなどの心配もありません。さらにはメールから自社サイトへ誘導することやクーポンなど割引サービスを提供するなど汎用性の高いツールの１つです。

アポ取りの例文・テンプレート【電話編】

ご多用中すみません
ネガティブ発言になるため「お忙しいところ」などは使用しない方が好ましい。

○○会社の××です。
信用を得るためフルネームで明瞭に伝える

２～３分お時間宜しいでしょうか？○○社長に××の資料をお届けしたくお電話しました
アポイントを取りたい個人名を出した方が対応率が上がります
→断りが入る場合は「御社が発展するうえで必ずお役に立つものです」
→アポが取れるようなら日程の複数候補を挙げ、所用時間を明確にし、相手に選択してもらいます。

お時間いただきありがとうございました。
必ず感謝の言葉で締めくくります。

アポ取りの文例・テンプレート【メール編】

アポ取りメール短文編（例）
株式会社○○
ご担当者様

突然のご連絡にて失礼いたします。

私、株式会社○○にて営業を担当しております、○○と申します。

貴社のホームページを拝見したところ、現在展開されている○○事業に関しまして、
ぜひ何かご協力させていただけることがあるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。

○○機器を中心に製品開発・販売を行っている弊社では、
○○業界のお客さまに弊社製品の○○などを多数導入いただいており、
○○を最大で○％改善した実績がございます。

もし同様の課題をお持ちであれば、直接ご説明させていただきたく存じますが、
直近のご都合はいかがでしょうか？

下記の日程でお伺いすることが可能でございます。

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【日程の候補】

・○月○日（曜日）　○：○○～○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○～○：○○
・○月○日（曜日）　○：○○～○：○○
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ご訪問の際は、パンフレット等をお持ちするとともに、他社様の導入事例までお話しできればと思います。

上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただけますと幸いです。

突然のご連絡にて大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

アポ取りの達人と上手い人の共通点

相手の立場で考えている

もっとも大切なことは相手の立場に立って、相手のメリットになることを強調しアポイントを獲得することです。先方に興味をもってもらうためにもまずは相手の立場に立って行動することが求められます。

結論が明確で構成もシンプル

電話にしてもメールにしてもダラダラと御託を並べても伝わりません。相手にとってメリットのある内容であるかの結論が明確に伝わることでストレートな気持ちが伝わります。分かりやすく興味をもってもらえるような伝え方がカギを握ります。

話し方や声色などに自信がある

電話でアポイントを取る際にはハッキリとした口調と自信のある話し方は相手に安心感と信頼を与えます。電話口での質問にも躊躇することなく的確は回答をすることも信頼とアポイントに繋がります。

アポ取りで押さえておくべきコツ

アプローチから会話を弾ませる

電話での営業を受けた側は少なからず警戒心をもってスタートします。マイナスの状態から始まるので少しでも警戒心を解き興味をもって貰うためにも会話を弾ませることはアポイントに繋がります。

詳細は伝えずに話の興味を引く

相手にとってメリットや商品概要となる大まかな部分は電話でお伝えしても詳細をあえて伝えない事で興味を引くケースがあります。電話で商品やサービスの全てを説明し完結してしまう事は得策ではありません。メリットを伝え興味をもって頂くことでアポイントに繋げていきます。

電話やメールは時間帯を意識する

一般的な企業は始業後すぐはアポが取りにくいといわれています。午前中であれば10時から11時を目安とすると慌ただしい朝の業務が一段落した時間であることが多いです。

特に営業電話を取り合ってもらいやすい時間帯は夕方です。終業時間に向けて仕事が少なくなってくる事や日中営業など外出していた人が帰社する時間帯です。効率よくアポイントを取るには時間帯も意識しましょう。

アポ取りでやってはいけない注意点

ダブルブッキングなど日程管理ができていない

多くのアポが取れるようになるとできるだけ多くに応えようと日程を詰めすぎたり、ダブルブッキングが発生してしまう恐れがあります。

特にダブルブッキングとなるとリスケジュールが必要となり先方に迷惑をかける事はもちろん信頼を失う事にも繋がりかねません。

話や内容が遠回りで結論が明確になっていない

会話を盛り上げようとすることが裏目にでてお伝えしたいことや結論が明確にならずダラダラとしてしまうことは先方に断る機会を生ませてしまうだけではなく、何が言いたいのかが伝わらないと信頼も失ってしまいかねません。

会話を弾ませることと伝えたい事を端的に伝えられないことは違うので注意しなくてはなりません。

語尾が下がっていて全体的に自信が感じられない

電話口で声が小さく語尾が下がるような口調では先方に不信感を与えてしまいます。

相手にとってメリットがあり自信のある商品を紹介しようという気持ちが伝わらないとアポイントには繋がりません。

アポ取りならUMERUにおまかせ！

UMERUはアポ取りからカレンダー連携までトータル代行

荷電代行でアポイントを取り、日程調整まで代行で行います。その上でアポイントの日程はご利用カレンダーと連携することでダブルブッキング等のトラブルも発生することがなく営業担当者は商談に集中することが出来ます。

UMERUだからできる5つの機能

営業リストの構築

お客様にあった営業先リストを作成し効果的な荷電をすることでアポイントを取り付けます。

営業トークの作成

荷電のための営業トークスクリプトを作成し、お客様に確認頂いてから荷電をスタートするのでアポイントを取るまでのトーク内容にも安心して頂けます。

アウトバウンドの実施

15,000人規模のコールセンターで荷電代行をいたします。経験豊かな人員によってアポイントを取得します。

カレンダーの自動反映

アポイントはダブルブッキングなどのトラブルが発生しないようにカレンダー連携で自動反映します。

失注理由のレポート分析

NGとなった理由を蓄積しレポート分析することで以後のお客様の営業ノウハウにお役立ていただけます。

まとめ

電話やメールでのアポ取りが主流となる中で、アポ取りの例文とコツ、心がけなくてはならないポイントや避けなくてはならない注意点について触れてきました。

その上で商談に集中するためにもアポ取りをプロに代行してもらうという選択も売上アップには効果的です。

プロが構築するトークスクリプトはアポイント率の高さや成約率の高さにも繋がります。

気をつけていても生じやすかったダブルブッキングなどのトラブルも大幅に軽減できるため顧客との信頼を築くことにも繋がります。