【今日から使える】アポ調整メールの文例を徹底紹介！失礼にならない書き方のコツとは？

商談をする上でアポイントを取る事は欠かせません。しかし、アポイントを取っても先方の都合や何らかの理由によってバッティングしてしまうケースも出てきます。誰もがそうならないように調整していたとしても急な日程変更はついて回ります。

アポ調整メールを送付する際に気を付けたい点、例文と書き方のコツを紹介していきます。出来ることなら最初から避けたい事態ですが、適切に対応することで解決していきましょう。

ダブルブッキングなどアポ調整のシーンは意外と多い

普段から心がけていてもトラブルは起きてしまいます。

ダブルブッキングも不注意ではなく顧客両者から同一日時を指定してきたなどによって生じてしまうケースもあるでしょう。アポイント数が多くなればなるほどそのような事態は頻発します。

その際に必要となるのがアポ調整メールです。メールでのアポ調整は失礼ではないかと考える人もいますが、相手のタイミングでメールを確認できるので一方的にこちらから電話をして変更を申し出るよりも相手にとって都合のよいことも多くなります。

メールでのアポ調整例や注意しておきたいコツを紹介します。

アポ調整メールの文例・例文

アポ調整メール例文
件名：お打ち合わせ日程を変更できますでしょうか？
本文：
◯◯株式会社
◯◯事業部　◯◯様

お世話になっております。ABC株式会社の◯◯と申します。

先日はお電話にて、お打ち合わせのお時間を調整させていただきましたが、
こちらの都合が悪くなってしまったため、変更していただくことはできますでしょうか？

来週火曜か水曜の午後であれば問題ありません。

こちらの勝手で大変恐縮ですが、何卒ご調整宜しくお願いいたします。

ABC株式会社◯◯

アポ調整メールを送るときのコツ

件名には必ず要件を書く

メールボックス内で埋もれてしまわないように件名を見ただけで内容と重要性が把握できるよう明記することで開封されないというリスクを避ける役割があります。

件名があやふやであったり、内容がハッキリしないと後回しにされてしまうことがあるので伝えたい事を簡潔に件名に埋め込みましょう。

調整の理由を簡潔に述べる

相手に日程変更をしてもらう上でも具体的ではないにしてもある程度納得してもらえるような理由を簡潔に伝える事ができると日程変更もスムーズに行えます。

候補日はいくつか提示する

都合の良い日程を相手に委ねることは逆に相手を悩ませる事に繋がるケースもあるので候補日をいくつか提示すると相手も決めやすくスムーズに進むことが多くなります。目安としては3つくらい日時の候補を提示することをお勧めします。

返信期限は余裕をもって設定する

一定期間の返信余裕を持ちつつ返信期限を記載しておくと相手が積極的にスケジュール調整を行いやすくなり、返信率も高くなります。

また、メールの見逃しなどにより返信がなかった場合にも返信期限の記載があることでこちらから電話連絡を入れやすくなります。

調整したアポは優先的に訪問する

何度もアポ調整をするのは失礼でもあり信頼を失う事にもなってしまいます。一度調整したアポは優先的に訪問することを原則とします。

アポ調整によるデメリット

日程調整のための時間を割く

予定が一つ崩れる事で連鎖的に他のアポイントも影響を受けることがあります。それを１つ１つ調整するために膨大な時間を割くことになりかねません。大切な時間を有効に使うためにも出来るだけアポ調整が生じることは避けたいです。

成約チャンスの逸失

日程調整に時間を要することで本来費やす事が出来た商談の時間を失う事になってしまいます。それだけではなく日程調整に失敗すると商談の成立機会を失うリスクも高くなるでしょう。円滑な商談成立は円滑な日程調整から始まっているとも言えるでしょう。

信頼度の低下

日程の変更を不快に感じる顧客もいます。場合によってはアポイントのキャンセルに繋がることも出てきますし、日程変更ができたとしても不信感を与えてしまうケースもないとはいえません。相手が納得できるような調整理由を添える事ができると好ましいです。

アポ調整にならないためのコツ

優先順位をつける

アポを取り付けたい相手に順位をつけることでバッティングを避ける事に繋がります。何を優先した順位付けにするかは状況に応じて変化することが自然です。

「取引額が多い順」「アポが取りにくい順」「新規取引をしたい順」など優先度の高い相手から日程を埋めていくことで予定が重ならないようにしていきます。

グループ分けする

優先度の高い上位・下位の２つにグループ分けします。週の前半3日間を上位グループに、後半の2日間を下位グループに割り振って打診することでバッティングリスクを削減します。

後半2日間はさらに午前・午後と分類することでバッティングを避ける事にも繋がります。上位グループの日程が確定したあとに微調整することで円滑な日程調整が可能になります。

予備日を用意する

事務作業やルーティン作業などを行う時間を事前に確保しておくことで万が一のアポ変更に対応できる予備日とします。

通常は業務効率をあげるために必要なルーティン作業の時間ですが普段からスケジュールをあけておくことでいざという時に有効な予備日として使用できます。

隙間時間に事務作業やルーティン作業を行おうとせずにガッツリと時間を取っておく事がスケジュール調整に役立ちます。

アポ調整ならUMERUにおまかせ！

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電話によるアポイントから日程の調整、バッティングしないためのカレンダー連携までを一括して代行します。プロの作成したトークスクリプトによるアポイント代行と、煩わしく膨大な時間を奪われてしまう日程調整まで全てお任せすることで商談に集中できます。

UMERUだからできる5つの機能

営業リストの構築

業種や商材に応じた営業リストを作成することで無駄のない適切なアポイントの取得につながります。

営業トークの作成

商材や社風、会社理念などに応じたトークスクリプトを作成し、内容をしっかりと確認頂いたうえでアポイント業務を開始します。

アウトバウンドの実施

15,000人規模のコールセンターから経験豊かなオペレーターが代行してアポイントを取得するので安心です。

カレンダーの自動反映

取得したアポイントは即時に連携したカレンダーに反映されるのでバッティングすることもなく日程調整まで代行してくれるため、決められた日程で商談に集中することが可能です。

失注理由のレポート分析

失注理由をデータ化し分析することで次の営業活動や商談に活かすことが可能です。このようなノウハウの蓄積は企業成長には欠かせません。

まとめ

ダブルブッキングを始めとした日程調整やアポ調整メールは商談を進める上でも欠かせません。相手を不快にさせることなく、円滑な日程調整を進めるための文例やコツを紹介してきました。

そもそもダブルブッキングや日程調整の必要が大幅に減る事こそがなによりも商談を進めるうえで売上にも直結します。

プロの作成する営業トークスクリプトを用いた荷電によるアポイント取得や日程調整までを代行会社にお任せすることで自社商材を売り込むことに注力するという選択も売上アップに繋がる作戦の一つです。